1、檔案要求是原始文件
中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義表述是：「國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄」。「直接形成」說明了檔案文件的原始性。工程資料的原始性和真實性更是具備着重大的意義，一般施工單位竣工驗收交付使用一定時期後，由於施工中存在的疏忽或養護措施不得力等原因，工程可能會相繼出現各種質量缺陷，這就必須通過查閱相關的工程資料，以便採取更合適、有效的措施，所以原始真實的檔案資料是保證施工質量，延長工程使用壽命的客觀保障。
一般而言，凡本單位的發文、主送或抄送本單位的收文，要求以原件歸檔；合同、協議及工程啟動驗收簽證書等需雙方或多方履行簽字手續的文件，均以原件正本歸檔；原材料及構件出廠證明、實驗報告、複測報告要求報告單、證明文件字跡清晰，以原件歸檔。以上歸檔文件最好能夠收集一式四份，業主單位，運行單位，監理單位，施工單位各一份。
2、合同、協議必須完備
檔案的有效性要求檔案具備應有的法律效應，而合同協議也是檔案文件中最體現法律效應的文件之 一，合同的格式、簽字、蓋章都有相應的規範標準，我們在平時的收集和整理過程中應該從以下幾個方面注意：⑴資料員在打印合同文本時應注意，合同最後一頁需單面打印，留少許文字材料，甲方蓋章靠左，乙方蓋章靠右。因為如果在雙面打印的文字反面蓋章，日後圖章的油墨容易滲透到正面，影響文字辨析，不利於長期保存。⑵在整理合同協議時要注意附件的完整性。我們在後期移交資料時經常會發現有些合同協議的附件不完整，但由於乙方當事人的流動性，一些附件資料很難補齊，給資料移交工作造成了些許遺憾。下面是幾種類型的合同、協議與其相對應的附件：①塔基永久征地協議及其相關附件包括土地使用證、土地徵用批文、收款人身份證複印件、付款收據、賠償清單。②房屋拆遷、遷墳等協議及其相關附件包括房屋拆遷前後照片、收款人身份證複印件、付款收據、賠償清單。③樹木砍伐賠償協議及其相關附件包括使用林地審核同意書、樹木砍伐許可證、收款人身份證複印件、付款收據、賠償清單。④青苗賠償協議的附件包括青苗賠償明細表、收款人身份證複印件、付款收據。⑤合同及其附件包括資質審查表、企業資質證明文件，即企業營業執照、安全生產許可證、企業資質等級證明文件。
檔案移交時，每一份合同協議都要有與其相應的附件附在合同協議後面，蓋上騎縫章，最後形成一套完整的合同協議資料
3、資料整理過程中其他需要注意的小細節
⑴需要歸檔的文件材料中不應出現易褪色的書寫字樣，如鉛筆、圓珠筆、複寫紙等，應符合耐久性要求。
⑵施工單位提出的任何一項施工資料，凡涉及單位工程名稱的都應和設計圖所具的工程名稱一致。
⑶公司級的文件需加蓋公司級的公章，並簽有編寫、審核和批准程序。如施工組織設計、強制性條文實施措施、創優計劃及實施細則、安全文明施工二次策劃、重大事故應急預案等封面都不允許蓋項目部級公章。
⑷一般歸檔文件紙張大小為A4幅面，裝訂邊為2.5厘米，所以在打印文檔時，左側頁邊距默認預留2.5-3厘米。
⑸電子文件也是需要長期保存的歸檔文件之一，在整理紙質文件的同時，要同步形成相應的聲像電子文件，典型的聲像材料在整理時應附相應的文字說明，對事由、時間、地點、人物、背景、作者等內容進行著錄。
總之，工程檔案資料是全面反映和記載施工過程的重要文件，它與完成工程主體有着同樣的重要性，也是施工企業管理水平的綜合體現，所以資料負責人，尤其是資料員應該認真學習和實施國家、行業發佈的技術規程，認真全面的整理、填寫施工資料，及時歸檔，使施工技術資料標準化、規範化。
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