工作流管理
工作流管理是對業務中所有任務的識別、組織和規範。工作流是指為實現預期成果而以特定順序執行的一系列任務。管理工作流需要優化任務，以使團隊成員獲得更好的成果，例如沒有延遲或重複地高效完成任務。
工作流通常包含以下一般元素：
1. 明確定義的步驟：這是方向，構成了項目各階段如何完成的框架。這些步驟可能是線性的、分叉的或是兩者的結合。
2. 干係人：這些專業人員是在工作流的每個步驟中執行特定任務的團隊成員。干係人可能在自動化階段保持休眠狀態。
3. 規則或指導方針：指導方針以適當的順序組織步驟，並指導團隊成員在一個步驟完成之後執行下一個任務。
4. 輸入：這些是完成任務所需的材料，如合同。
5. 轉換：這包括將任務推進到下一個步驟的操作，例如將文檔發送到另一個部門進行驗證。
6. 輸出：這些包括轉換的產品和完成的工作流的最終成果。
工作流管理實踐的類型
1. 明確定義工作流：這些是所有相關團隊成員都理解的任務組。這可能包括由技術工具完成的自動化任務，但在需要時員工可以訪問工具並手動執行。
2. 對工作流進行優先排序：這些是公司認為最重要的工作流。公司確保這些工作流有效運行，因為它們經常影響所有操作，如銷售流程。
3. 優化和監控工作流：這是指持續改進和審查工作流的過程，以使其以最佳負載量運行。
工作流管理為何重要？
工作流管理很重要，因為它可以促進更好的協作，改進與手動流程的契合度，並增加任務和職責的透明度。工作流管理還可以通過自動化一些流程來降低成本。以下是實施適當的工作流管理可能給公司帶來的其他好處：
1. 簡化內部流程，例如指令處理
2. 減少錯誤
3. 提高生產率
4. 有助於監控團隊進展
5. 減少文書工作和手動的系統錄入
6. 識別和減少不必要的任務重複
7. 消除流程障礙
8. 記錄管理績效
什麼是工作流管理系統？
工作流管理系統
工作流管理系統是一種軟體系統，它幫助工作流管理人員自動化、安排和跟蹤他們重複性的業務流程，以確保相同的或更好的成果。管理人員可以創建在特定限制和操作環境下的模型工作流，一個基於其選擇的評估標準的系統，在這些限制下運行。這些系統可以分析和判定流程，以便未來對工作流進行優化和精簡。它們還將各個系統組合到現有的框架中，並按類型組織它們。工作流管理系統有許多基本功能，其中一些常見的功能包括：
1. 路由系統：以高效的方式將信息傳輸到所需的目的地。
2. 分發系統：識別新信息並將其發送給可資利用的團隊成員或後續自動化的步驟。它將新任務分配給可資利用的崗位，以保持工作流之間的平衡。
3. 協調系統：管理並行的活動，以防止錯誤和重複的發生。
4. 輔助系統：調整其他系統的進程，並向管理員發送關於未來行動的建議。
一個有效的工作流管理系統的要素
工作流管理系統的要素
1. 流程構建器
流程構建器允許工作流管理人員創建自動的過程工作流。你可以在系統中定製這些工作流，方法是用自動化的任務替換流程中的手動步驟。傳統上，業務流程依據在預定的任務序列中已建立的規則運行。流程構建器分析這些規則和步驟，以評估任務的重複、自動化和來源，並加以改進。
2. 工作流引擎
工作流引擎基於預先確定的業務規則和規定自動做出決策。它們使用資料庫伺服器管理和監視工作流活動。工作流引擎可能做出的決策示例，如發送電子郵件通知或基於某些標準自動批准貸款申請。
3. 報告工具
報告工具訪問業務流程存儲的數據和指標。它們允許管理員跟蹤工作流的進程，查看請求狀態並識別潛在的瓶頸問題。管理員可以通過將這些工具和報告顯示在系統的儀錶板上，為員工提供訪問它們的許可權。
4. 與其他應用整合
有效的工作流管理系統通常可以與第三方應用程序交互，如文字處理器、電子郵件伺服器和文件共享應用程序。這可以確保想要共享外部文件或導入文檔的用戶的效率。這對於使用不同技術並需要靈活性的遠程團隊也是有益的。
5. 表單設計器
這些系統通常包含相應的表單設計器，允許用戶創建、定製和控制表單，例如用於收集員工信息、創建發票、開展競賽和發送調查的表單。員工可以控制誰查看、編輯和發送這些表單。工作流管理系統通常將這些表單保存在一個中心位置，以便於訪問。
6. 自助服務界面
工作流管理系統通常具有用戶友好的界面，這意味著員工可以輕鬆地操作系統，很少或沒有困惑。有了這個功能，員工可以輕鬆地記錄、跟蹤、請求和管理信息。系統根據團隊成員的需求或工作流的限定，將這些信息發送給管理員、人力資源、IT或運營團隊。該界面還允許用戶訪問第三方應用程序並監視特定員工的信息。
選擇正確的工作流管理系統的提示
1. 創建一個關於每個系統的清單或問題列表
在你決定使用一個管理系統之前，考慮一下這些問題可能是有幫助的：
這個系統是否容易定製？
這個系統有什麼特點？
這個系統能識別緊急任務嗎？
這個系統是否發送連續的提醒？
這個系統是否支持第三方應用的集成？
2. 考慮易於搭建的工作流管理系統
選擇搭建過程簡單的管理系統可能是有益的，這可以加快業務的實現過程。你可以通過搜索一個基於雲的系統來實現這一點，這意味著你可以立即使用軟體，而不必下載或安裝到計算機上。較大的企業可能會從現場解決方案中受益，但中小型企業可能會考慮使用基於雲的工作流管理系統。
3. 為員工提供可訪問的界面
一些公司為擅長編碼或編程的專業人員設計工作流管理系統。這類系統通常需要能夠編輯和編碼業務流程的IT專業人員。如果一個公司沒有僱傭很多IT專業人員，那麼找一個無代碼工作流設計人員可能是有益的。這些系統具有可訪問的界面，任何員工都可以使用——無論他們的經驗水平如何。
