檔案數字化副本的概念，就是檔案經過數字化處理後形成的電子副本，比如說你現在有一份90年的會議紀要，現在你掃描形成一張圖片，這個圖片就是數字化副本。
什麼是檔案數字化 有什麼用處？？？？
檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次複雜，各下屬單位分散等特點。對於集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。
檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性：
一、提高經濟效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了佔地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反覆印製資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、提高辦公效率
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，並儘快提供利用。以組織部門為例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由於信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為「無牆界檔案」，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強檔案原件保護
將紙制檔案轉變為數字化 電子檔案後，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理後無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理後，防止了部分檔案篡改的行為。
