產品經理如何完成一次「條理清晰的彙報」

2022年07月02日01:04:02 熱門 1458

編輯導讀：條理清晰地表達行動性思想絕不是一件容易的事，需要艱苦地思考。本文以產品經理的角度，分析如何完成一次「條理清晰的彙報」，希望對你有幫助。

場景-小A坎坷的項目彙報：

許多年之後，面對 PowerPoint 軟件，產品經理小A將會回想起，她第一次在組內做彙報時那個昏昏欲睡的下午。

那時小A負責這個項目已經有一段時間了，到了年中，團隊內部決定自主做一次向上彙報，以示承上啟下。

小A想：描述得越細，越能說明我們團隊想得清楚，越能代表我們可以勝任工作。小A鋪陳了近半年的心路歷程，將點點滴滴盡數寫出。接近三十頁。他們是怎麼組成的呢？

1~3頁：項目背景
4~7頁：剖析當時的問題，闡述心路歷程
8~12頁：在上述思路下，團隊做了哪些
13~22頁：將做了哪些進行詳細展示，並展示相應的成果
23~24頁：這些成果累加起來得出總成果，總結上半年的成績，是否完成了目標
25~27頁：引出下半年想做什麼
28頁：下半年的目標

然而，辛苦了一周的A師傅，卻在和同事試講的時候碰了釘子：聽眾幾乎都失焦了。這四十分鐘的時間裏，同事們有的瞌睡頻頻、有的時不時看錶、有的身體放鬆地靠在椅背上、有的同事乾脆處理起了自己的工作，鍵盤敲得噼里啪啦響。

小A不理解。

一位經驗豐富的產品經理小B表示：「小A，你的彙報太冗長了、沒重點，項目同事都很難有耐心聽完，更何況是日理萬機的領導呢？」

小A眼看一周的工作被否定了，心裏不大高興，嘟嘟囔囔道：「除非你做得更好，否則不要批評。」

小B笑了，當下就問了3個犀利的問題，拳拳到肉。

小A茅塞頓開，大呼：「我想得還是太少了！」

按照小B給的建議修改後，小A做了一次小範圍的公開彙報。領導聽完表示滿意不說，其他組的同事們都紛紛表示很有收穫。散會後，他們還簇擁着小A，求小A分享她的講演稿件。他們說，小A的報告讓人印象深刻。

那麼，問題來了，小B到底問了哪些問題？以及，小A最後改成了啥樣？

一、第1個問題：你有把彙報當作一個產品去看待嗎？

小B問：「對產品人而言，萬物皆可產品。你有把彙報當作一個產品去看待嗎？」
小A表示：「這……我第一次聽說！」
小B再問：「以「產品」思路在做報告的時候，第一步就是分析核心受眾是誰，他們的核心訴求（最關注的的點）是什麼。」
小A：「彙報的核心受眾不就是老闆嗎！可他的核心訴求……很難猜啊！」
小B：「高層關注點的八字箴言記好：「問題、機會、成本、效益」。」

作為 PM，不是只有做功能、做策略的時候才是 PM。「產品」是一種意識，更是一種職業素養。小到一封郵件、一個需求文檔、一次彙報都可以作為產品。

甚至在 PM 的職業生涯中，它們的頻次、重要性不亞於做功能。

那麼，當我們以「產品」思路在做報告的時候，第一步就很清晰了：

你的核心受眾是誰？——高層
他們的核心訴求（最關注的點）是什麼？——問題、機會、成本、效益

他們的核心訴求就決定了我們彙報的側重點：

問題和機會：盡量用場景化的描述和圖片進行渲染，讓聽眾一下子就進入了我們的場。比如：「目前客戶對業務超時辦理怨聲載道，佔了整體投訴類型的50%。在此摘錄了一些客戶的聲音，他們表示對我們非常失望。」在情緒上拉近彼此，喚醒他對某些困境的情緒記憶。
成本和效益：如果是一個方案溝通彙報，要強調每種方案的成本和效益；如果是項目彙報，成本已經付出了，就着重展示已經取得的效益和後續想取得的效益（目標）。這樣，高層能夠從他的角度給予建議。
把操作層面儘可能地抽象，切忌在主幹上堆砌操作細節。但為了防止聽眾突然提問，而你又不方便口頭描述，那就收錄在附錄中。既不影響主幹的表達，也體現了你準備的充分。

除小A的情況之外，還有一種高頻的報告，就是競品分析報告。

競品分析報告受眾以產品經理為主，他們的核心需求就是「從中有收穫，用於我的產品工作」。關鍵就是為了「學」。

大家見過非常多堆料式的競品分析，往往只是強調競品的「形」，而不去鑽研競品的「神」。如果是踩了無數坑的小B，他往往會這麼告訴你：除了看到表面的東西，更要看到看不見的部分。

競品為什麼這麼做：從視覺設計（設計成這樣而不是那樣）、功能範圍（做什麼/不做什麼）來確定核心用戶和滿足了哪些核心價值；從盈利模式來判斷其作為一家商業公司的基本商業邏輯
競品怎麼做到的：從內容策略、功能迭代記錄、營銷活動、各類數據變化節點、融資節點、外部政策變化情況來分析公司戰略以及戰略取得的成果
競品下一步會怎麼做：在各個社交平台和app市場中看用戶對其的討論，了解真實的用戶和實際玩法，輔以上述分析，預測其未來走向

競品分析不僅要收集、分析信息，更重要的是要得出有價值的結論。——《有效競品分析》張在旺

切忌堆砌主觀體驗和細節，會讓聽眾失去焦點。

二、第2個問題：你做PPT是先立骨架，還是先堆料？

小B問：「你做PPT是先立骨架還是先堆料？」
小A表示：「我會先把所有做過的事情放在 PPT 上，能塞的盡量塞，然後進行組織，提煉一條演示邏輯……」
小B：「這樣先堆料再整理的做法，會產生很多廢料，讓人備受打擊。」
小A：「是啊，你們說不行，我就得重新組織，好沮喪啊。」
小B：「因為你一開始的思路就不夠連貫，寫出來的東西自然就不連貫啦。我有一個辦法，告別動不動重寫。
方法就是「骨架和血肉解耦」。嘗試先用思維導圖來立骨架，和內部對個幾遍。骨架沒問題之後，你就會信心滿滿。繼而再去找相應的東西填充你的血肉，效率不是更高？」

小A的問題，其實大部分人都遇到過。

一家大型諮詢公司曾經估計過，高達60%的資料收集和分析工作都是無用功。諮詢顧問們堆砌了不計其數的「有意思」的事實和表格，但真正和客戶的問題有關的卻寥寥無幾。很多情況下，由於信息不完整，很少或根本沒有數據來支持主要的建議，諮詢顧問們直到最後一刻還在尋找更多的數據，這個過程真是勞民傷財的一個過程。
——《金字塔原理》巴巴拉·明托

後來他們是怎麼解決的呢？

簡單來說，就是在收集資料之前，強迫自己先進行結構化分析。具體就是：先提出假設，權當已經找到了問題的原因，再去收集資料來證明假設是否成立。「先框架後細節」的方法，使得他們效率更高，少了很多廢料。

三、第3個問題：你如何讓聽眾跟着你走？

小B問：「你是怎麼讓聽眾跟着你走的？」
小A表示：「我怎麼想，我就怎麼說。讓他們產生一種『山重水複疑無路，柳暗花明又一村』的感覺。」
小B噗嗤一笑，說：「你形容得還挺妙。小A，還記得我問的第一個問題嗎？」
小A：「把彙報當作一個產品？」
小B：「做產品，需要了解人性。對於「彙報」這個產品，你了解聽眾的基本特性嗎？我給你講兩個故事，你看看哪個聽得更舒服。」
第一個故事：演繹法
小B：「我有一個朋友，她在某社交平台結識了一群同城的人，線下去酒吧奔現聚會的時候，發現什麼人都有。有人主動加她微信，並在後續的聯絡中非常主動……」
小A的大腦根據關鍵詞「某社交平台」、「什麼人都有」拚命地進行聯繫：小B可能要說這個社交平台奔現可能不太靠譜，或者，他想說一個女孩愛上渣男的故事。又或者，他想表達這個女孩不為渣男所動。
小B：「加她的這些男人吧，有的是博士，興趣愛好廣泛；有的就是無業小混混，天天混場子喝酒。真是龍蛇混雜。」
小A又想，那他可能想表達這個女孩和博士談了一場戀愛的故事。
小B：「但是她都不喜歡。」
小A想，所以還是說網上奔現不靠譜？
小B娓娓道來：「唯獨一個不主動加她微信的男人，吸引了她的注意。他在酒吧喝果汁耶！因為他戒酒了！即便去酒吧也絕不喝酒。是不是很有趣？最後，這個男人成了她的丈夫。」
小A：「挺刺激的……但你前面說的這些，讓我誤以為網絡奔現都不靠譜呢！」
第二個故事：歸納法
小B：「你別說網上找不到好對象哦，我朋友就找到了一個！」
小A兩眼放光：「我母胎solo了二十多年，快告訴我！」
小B：「我有一個朋友，她在某社交平台結識了一群同城的人，線下奔現聚會的時候……是不是很有趣？最後，這個男人成了她的丈夫。」
小A大呼牛逼，並不斷地回味這個故事，展開了美好的想像。
故事結束。
小B說：「所以你覺得什麼樣的方式，你更容易接受？」
小A仔細揣摩，說：「好像是你先直接告訴我你想表達的結論，我更能順着你的思路走！」

人們傾向於按照思維發展的順序表達自己的思想，而思維發展的順序通常都是演繹的順序。小A就是其中一員，希望聽眾跟她的節奏，從下到上、一步一步地展開她的思維畫卷。

但是，以演繹的順序發展的思想並不一定要按演繹的順序表達。在大多數情況下，你都可以用歸納法的形式來表達以演繹法發展的思想。對聽眾和讀者來說，最容易理解的順序就是先了解主要的、抽象的思想，再了解次要的、為主要思想提供支持的思想。

更好玩的技法，就是懸疑。人類彷彿有一種本能，就是去搞清楚到底發生了什麼：

使受眾對表達者的觀點產生某種疑問，然後回答這些疑問。通過不斷進行疑問－回答式的對話，受眾就可以了解文章中的全部思想。
——《金字塔原理》[美]巴巴拉·明托

不妨直接套用這個公式：

說明背景，指出困境，引發疑問（到底怎麼解決這個困境呢？）
給出答案，解釋上面的疑問，但不給原因，繼續引發疑問
給出原因，解釋上面的疑問

小A根據這種思想，調整了整體PPT的框架，並縮短至20分鐘。

1頁：項目背景和困境（引發疑問：怎麼解決困境？）
2~3頁：我們做了哪些方向的改進和項目成果展示（解答上一個疑問，再引出一個疑問：為什麼做這些方向？）
4~8頁：依次展開原因、收益和具體路徑（解答上一個疑問，並在每一頁中用疑問-回答的方式做小小展開）
9~10頁：復盤遇到的問題，還留了哪些困境（引發疑問：怎麼解決這些困境？）
11~13頁：後續如何解決以及總結的方法論（解答上一個疑問並優雅地總結）
14頁：下半年的目標（定量）和理想態（定性）（引出疑問：怎麼做才能達到這個目標？）
15~17頁：圍繞這個目標，我們應該怎麼做
18頁：小小展望作為優雅的結束

One more thing：不要用沒有思想的標題

小B：「你的圖表標題都是「日活躍用戶數」、「人均停留時長」，錯失了表達邏輯性思考的好機會。」
小A苦惱：「那應該用什麼呢？」
小B：「不如用「更有思想」的詞，來代替這些「缺乏思想」的詞。用「日活躍用戶數環比增長XX%」代替「日活躍用戶數」、用「人均停留時長同比提升xx 秒」代替「人均停留時長」。」
小A：「哇，這樣確實更加一目了然。」
小B：「所以，你的PPT小標題是不是也可以參考這個思路？」
小A：「我可以用「主要問題-沒有充分授權」代替「我們存在組織問題」，用「背景-業務超時佔整體投訴類型的50%」代替「背景」。」
小B：「歪瑞古德。」

所以小B的3個建議就是：