1、档案要求是原始文件
中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。“直接形成”说明了档案文件的原始性。工程资料的原始性和真实性更是具备着重大的意义，一般施工单位竣工验收交付使用一定时期后，由于施工中存在的疏忽或养护措施不得力等原因，工程可能会相继出现各种质量缺陷，这就必须通过查阅相关的工程资料，以便采取更合适、有效的措施，所以原始真实的档案资料是保证施工质量，延长工程使用寿命的客观保障。
一般而言，凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，要求以原件归档；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，均以原件正本归档；原材料及构件出厂证明、实验报告、复测报告要求报告单、证明文件字迹清晰，以原件归档。以上归档文件最好能够收集一式四份，业主单位，运行单位，监理单位，施工单位各一份。
2、合同、协议必须完备
档案的有效性要求档案具备应有的法律效应，而合同协议也是档案文件中最体现法律效应的文件之 一，合同的格式、签字、盖章都有相应的规范标准，我们在平时的收集和整理过程中应该从以下几个方面注意：⑴资料员在打印合同文本时应注意，合同最后一页需单面打印，留少许文字材料，甲方盖章靠左，乙方盖章靠右。因为如果在双面打印的文字反面盖章，日后图章的油墨容易渗透到正面，影响文字辨析，不利于长期保存。⑵在整理合同协议时要注意附件的完整性。我们在后期移交资料时经常会发现有些合同协议的附件不完整，但由于乙方当事人的流动性，一些附件资料很难补齐，给资料移交工作造成了些许遗憾。下面是几种类型的合同、协议与其相对应的附件：①塔基永久征地协议及其相关附件包括土地使用证、土地征用批文、收款人身份证复印件、付款收据、赔偿清单。②房屋拆迁、迁坟等协议及其相关附件包括房屋拆迁前后照片、收款人身份证复印件、付款收据、赔偿清单。③树木砍伐赔偿协议及其相关附件包括使用林地审核同意书、树木砍伐许可证、收款人身份证复印件、付款收据、赔偿清单。④青苗赔偿协议的附件包括青苗赔偿明细表、收款人身份证复印件、付款收据。⑤合同及其附件包括资质审查表、企业资质证明文件，即企业营业执照、安全生产许可证、企业资质等级证明文件。
档案移交时，每一份合同协议都要有与其相应的附件附在合同协议后面，盖上骑缝章，最后形成一套完整的合同协议资料
3、资料整理过程中其他需要注意的小细节
⑴需要归档的文件材料中不应出现易褪色的书写字样，如铅笔、圆珠笔、复写纸等，应符合耐久性要求。
⑵施工单位提出的任何一项施工资料，凡涉及单位工程名称的都应和设计图所具的工程名称一致。
⑶公司级的文件需加盖公司级的公章，并签有编写、审核和批准程序。如施工组织设计、强制性条文实施措施、创优计划及实施细则、安全文明施工二次策划、重大事故应急预案等封面都不允许盖项目部级公章。
⑷一般归档文件纸张大小为A4幅面，装订边为2.5厘米，所以在打印文档时，左侧页边距默认预留2.5-3厘米。
⑸电子文件也是需要长期保存的归档文件之一，在整理纸质文件的同时，要同步形成相应的声像电子文件，典型的声像材料在整理时应附相应的文字说明，对事由、时间、地点、人物、背景、作者等内容进行著录。
总之，工程档案资料是全面反映和记载施工过程的重要文件，它与完成工程主体有着同样的重要性，也是施工企业管理水平的综合体现，所以资料负责人，尤其是资料员应该认真学习和实施国家、行业发布的技术规程，认真全面的整理、填写施工资料，及时归档，使施工技术资料标准化、规范化。
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