做越多事，代表越有效率？小资女必学3个时间管理策略！

2022年07月01日20:08:13 热门 1135

瞎忙与高效的天渊之别

几乎从文字发明以来，人类就会列清单了，但如今科学证据指出，写下清单比记在脑中好，甚至比输进电子产品好。普林斯顿大学研究员帕姆．穆勒（Pam Mueller）和加州大学洛杉矶分校研究员丹尼尔．欧本海默（Daniel Oppenheimer）指出，跟用键盘打出清单的学生相比，用笔写下清单的学生记得更牢，也对待做事项更有概念。

原因何在？实际动手书写能刺激一块称为「网状活化系统」（reticular activating system）的脑部区域。网状活化系统把资讯分为「即时读取」与「深层储存」，标示出该摆在前面的重要资讯。

此外，网状活化系统还负责叫潜意识开始工作，所以你会听到许多作词人和编剧在床边摆笔记本，以便抄下半夜冒出来的歌词或灵感。

不过为了充分发挥功效，清单必须列得巧。你可以直接拿出纸笔列下一堆待做事项，但除非掌握几个要领，否则效率很难提升。

现在看以下的叙述像不像你：你列出八到十个待做事项，然后一大早从最简单的开始着手，想借此提升干劲，复杂棘手的事项则留待稍后再做，例如：喝完咖啡、吃完午餐或等三点有一大段空档再做。

这是人之常情。问题只在于这样行不通。你很可能忙了一整天，做完一件又一件事，结果却没处理到最重要的事项，隔天因此很有压力，觉得进度落后了，虽然你已经忙得天昏地暗了。

如同先前所说，重点是明白成功人士不见得做了更多事情，只是做了更多重要的事情。现代人十分忙碌，想做完所有事情根本是天方夜谭。成功的关键是区分轻重缓急。这也许是多数人最常忽略的一点，导致「瞎忙」与「高效」的天渊之别。绝顶成功人士从来不会一天就做完所有的事情，但每天都会做完最重要的事情。

无论你再有条理、有效率跟有精神，你永远无法一天做完所有的事情，这目标订得太高了，但你可以下定决心永远都从最重要的事项开始着手。

「今天就把明天的事搞定策略」有助达成这个目标，方法是养成好习惯，前一天约花五分钟列出隔天要优先处理的事项，但不是列出长长的一大串，而是依轻重缓急扼要列出几项就好。

清单的第一部分称为「三件重要事项」。如同名称所示，你列出隔天需要完成的三件重要事项。此外，你要分别列出预计完成的时间。

我们得在此提醒，这些事项不是包含许多步骤的整个大案子，而是大案子底下的个别具体任务。重点是你列的事项不仅重要，展现出企图心，而且还要务实，有办法在当天完成。每天获得小小成功，足以累积重大成就。

清单的第二部分为「一件必做事项」。你列出三件重要事项之后，再从中选出「一件必做事项」，做为隔天最关键的重头戏。心理学家B． F．史金纳（B. F. Skinner）在1930年代开创量化行为分析，如今许多这类研究指出，你大概每天都会直觉感到，一旦开始投入某项工作或专案，比较容易一直继续做下去。这如同物理学的惯性定律，只不过是发生在人身上：活动中的身体倾向于一直活动，休息中的身体倾向于一直休息。激发行动的最佳方式是锁定一件事，然后就是去做。列出最重要的事项能激发干劲。

可惜许多人是列出长长的清单，然后叫自己务必完成其中最重要的事项，但通道容量迅速把你压倒，于是你愈来愈容易把清单摆在一边，模糊的想说隔天再试试看，甚至骗自己说你已经完成八或九件「小事」，今天成果丰硕，尽管你并未完成任何真正要紧的事项。

为了走上正轨，你要问自己两个关键问题：第一，我明天需要完成哪三件重要事项？第二，其中哪一件最务必完成？这问题符合「通道容量」，可以带来努力方向与优先顺序，避免贪多嚼不烂。你开始迎向新的一天时，会知道哪三件重要事项必须当天完成，也知道这当中又以哪一件最至关重要。你会赫然发觉，只不过这样稍微有点条理，决策就清晰很多，效率也提高很多。

一旦你列出清单，要记得事情不只这几项。你可以有整周、整月或整年的待做清单，这里介绍的「要事清单」只是帮助你区分优先顺序，每天都有一套行动依据。

再以体育赛事为例，整个棒球球季的最大目标是赢得分区冠军，但这不属于球员在球季第一天的「三件重要事项」，第一天应该有其他重点，例如：做完整套例行伸展动作、在击球场妥善打击50次，还有做15分钟的长传练习。

活动中的身体倾向于一直活动，休息中的身体倾向于一直休息。

在此警告：你在斟酌清单上的项目之际，很容易忽略沟通交流的部分。无论是通常关在办公室里不太跟外界接触的人员，还是需要常以电话或会面拉业务的人员，都很容易犯这个错误，把门关上埋头苦干，几乎只靠电子邮件或简讯跟别人沟通，但我们相信（并强烈建议）你该在要事清单上强调沟通交流的部分，直接跟别人面对面或打电话沟通。沟通交流与成功程度通常息息相关。