數字檔案「五步走」實現「三個百分百」

近日，隨著最後一頁紙質檔案放入掃描儀，秦都區人民檢察院完成了本院庫存所有訴訟檔案和文書檔案的掃描、著錄和掛接工作，實現了掃描、著錄、掛接「3個100%」。此次共掃描訴訟檔案 4萬餘件、15萬餘頁，文書檔案近1萬件、10萬餘頁。

一、強化領導，落實工作責任

秦都區院把檔案數字化建設列為當前工作的一項重點任務，制定了《秦都區人民檢察院檔案數字化工作實施方案》，成立了秦都區人民檢察院檔案數字化領導小組，領導小組下設辦公室，指定專人全程跟進抓好工作落實。領導小組多次召集相關人員和合作單位負責人進行座談，聽取工作進展，及時解決加工過程中遇到的問題和困難。

二、完善制度，確保檔案安全

制定上牆了《檔案數字化現場管理制度》、《檔案數字化安全管理制度》、《檔案保密和接收制度》、《檔案數字化質量管理制度》等制度。在掃描過程中，嚴格遵守各項規章制度，確保檔案在交接、拆分、裝訂、歸還過程中無遺失、遺漏，做到權責分明、有據可查，確保檔案的完整性。

三、強化標準，提高工作質效

細化檔案數字化工作標準，規範檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、備份刻盤等環節。對完成的工作進行高標準的質檢，確保每一張掃描圖片和條目能正常打開使用。檢查出現漏掃、重掃、多掃、圖像不清晰或失真、排序與檔案原件不一致等問題，及時改正、調整進行重新掃描，避免對後續工作帶來麻煩。

四、加強防範，提升保密意識

視頻監控系統覆蓋了檔案數字化加工場所的出入口、檔案存放區、信息存儲區和工作區，實施全方位24小時監控。對工作人員進行安全保密教育和上崗培訓，簽訂了保密協議並進行了備案。項目負責人和單位檔案管理人全程現場跟進，工作人員手機及其他隨身物品統一保管，嚴格存儲介質管理，做好檔案數字化加工網路的物理隔離，定期對封閉的裝置或埠進行檢查。

五、多重備份，做到有備無患

檔案數據在經過質檢後，及時地導入伺服器中，為防止計算機系統故障，造成掃描數據丟失和不可讀，根據「不要把雞蛋放在一個籃子里」的安全原則，除了在伺服器中存儲數據外，還通過移動硬碟和藍光光碟對所有JPG、PDF、OFD進行雙重備份，保證電子檔案的安全性。

建成後的檔案數字化，實現了網上調閱電子卷宗的目標，極大地提高檔案查詢利用效率，有效縮短了調閱檔案的時間，同時降低了卷宗損毀及丟失的風險，為檔案的妥善保管和信息安全提供了有力保障。