大家好，今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——档案鉴定存在的认识误区及对策。
我国档案鉴定工作主要以机关档案室为主开展，鉴定效果受档案鉴定人员的主观因素左右。长期以来，由于档案鉴定理论指导不力，档案工作者对档案鉴定的概念、原则、标准、方法理解不足，掌握不透，存在多方面的认识误区，档案室鉴定工作差强人意，致使移交进馆的档案存在面窄、质低的问题。
一、档案鉴定存在的六个认识误区
1.对机关文件的认识误区
我们常常说档案是由文件转化而来的。但在机关各部门常常把机关文件片面地理解为红头文件，只有经过严格收、发文登记的红头文件，才能被作为档案归档保管，进行鉴定整理。因此，我们也就听到由此衍生的另一个名称“账外文件。”“账外文件”没有很好地进行收集和鉴定整理，特别是机关档案室内已有的“账外文件”又因保密工作检查而常常作为不归档文件资料被销毁。档案室许多有保存价值的“账外文件”的缺失，造成了移交档案的保存面过窄。平时我们讲文件材料收集不齐全不完整，大部分是指这些没用登记的“账外文件”。如果机关档案室对已有的“账外文件”都不能进行认真细致的鉴定，不归档不保存，不能不说是对档案工作不负责任的表现。
2.对档案保存价值的认识误区
我们讲档案价值决定了档案的存毁。所谓档案价值是指主体（档案利用者)对客体（不同时期产生的各种类型、载体、内容的档案）的需求，是对档案作业的抽象概括。在档案鉴定中，档案人员充当了利用者的角色，对档案价值进行分析、预测和估计，这里面人的主观因素起到相当大的作用。从这种意义上来说，档案鉴定是非利用者衡量档案将来的有用性，确定保存与否，从而判定档案的保存价值。站在档案鉴定的理论上看，这是没有问题的。但是，我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则。机关档案室忽视了这一原则，不区别档案保管的归属地，只要认为有保存价值的统统归档，尤其对红头文件“有文必档”，造成了档案鉴定质量不高，馆藏档案重份较多的现象，另外也造成非本级档案馆保存的档案依然进馆的问题。
3.对文件形成来源的认识误区
一个立档单位的机关档案室，其承办鉴定整理的文件，形成来源包含四个部分，这就是我们通常所说的：本部门文件、上级来文、下级来文、平行机关来文。档案人员往往对平行机关来文的范围认识不清，或者说有些文件根本就是不来自第四个部分，鉴定过程中产生的困惑可想而知，其结果是绝大多数要归档保存的“平行机关来文”被排除在外。当然，“平行机关来文”一词本身字面意思表述太窄，实质涵盖的范围很广，容易产生认识上的歧义和误解。如果把“平行机关来文”一词改成“无隶属关系单位或个人”，这样应该更好理解，涵盖的范围广，便于实际操作，也贴切可行。
4.对“以我为主”的认识误区
在档案鉴定工作中，一般会强调“以我为主”的观念，但在实际工作当中又会出现两种截然不同的不正确的认识和做法。一种是偏执地强调“为我用”的价值观。认为凡是文件对本级机关有凭证和参考作用的，或者估计文件将来对本级机关有用的，以及只要文件中出现本单位、个人名称等，统统列为永久档案保存，并且过多地强调维护全宗的完整性，不能很好地划分永久与定期档案的界限，无限制放大了“以我为主”的鉴定行为。另一种是刚好与前一种相反，片面地认为“以我为主”就是“唯我发”。一味地强调只有本单位制发的文件才能永久保存，对于外来文件，都不在本单位归档范围之内，出现了“上下砍光”的现象。
5.对鉴定原则和标准的认识误区
我国档案鉴定理论研究相对薄弱，对于鉴定实践指导不力，已经引起理论界的重视。近几年来，一些理论研究文章和研究成果也相继出现，如汪孔德先生的《论档案鉴定的本位原则》、北京市档案科学技术研究项目《档案宏观鉴定研究》等，在档案鉴定上做出了很好的探索。但是，通过调查得知，大多数机关档案室人员不知道档案鉴定原则是什么，有的人仅仅把《关于销毁不归档文件材料的规定》和《文书档案保管期限表》理解为鉴定原则，在认知程度上缺少提纲挈领的指导思想。在鉴定标准上，对《期限表》中所列的“重要”、“一般”等条款又理解不透，把握不准，难以解决现实问题。
6.对鉴定时间和方法的认识误区
档案鉴定工作在正确的时间、以科学的方法进行，将取得事半功倍的效果，也必然提高档案鉴定的质量。我们定义档案工作八个环节的初衷应该不是割裂档案工作的流程性、连续性。而在机关档案室，对于档案鉴定，它常常被忽视为一个附加的工作流程，重视程度与其重要程度严重不相匹配。在鉴定时间上，仅仅成为档案整理工作的附属物，即：没有整理，就没有鉴定。这也是“账外文件”得不到鉴定保存的原因之一。在具体鉴定方法上，我们习惯采用“直接鉴定法”，要求鉴定人员逐份逐份页审查文件，判定档案的保存价值，但其结果又容易陷入“为我用”的尴尬鉴定局面。另外，在繁重的工作压力下，鉴定人员时常舍弃这种耗时耗力的方法，又无计可施，结果是宽严失度，鉴定质量低，有些文件明显无永久保存价值而得以进馆保存。
二、档案鉴定工作的对策
档案鉴定工作中存在的诸多问题，使得馆藏档案在数量与质量上的矛盾积重难返。一方面是档案数量呈现日益增长的态势，却又有鱼目混珠的严重矛盾；另一方面是馆藏档案看似繁华无限的背后，却存在点宽面窄的突出矛盾。这样的局面，跟机关档案室存在上述的认识误区有很大关系，但是，一味地责难实际鉴定部门的失误是很不公平的。反思档案界，我们现在有许多工作要做，要改变。改革，与时俱进才有出路。除了我们平常所强调的要加强档案宣传、业务培训，使各级领导重视档案工作，增强机关业务人员档案意识，提高档案室人员业务理论知识和业务技能之外，我们还应该从以下三个方面多考虑。
1.建立我国的档案鉴定理论
目前，要做好档案鉴定工作，首先要解决思想认识问题，把鉴定工作上升到应有高度，通过理论研讨、综合分析、重点突破、实践检验等过程，建立我国的档案鉴定理论，开创档案鉴定新局面。
（1）档案鉴定理论的体系化。档案鉴定在我国很长时间内，没有成为理论研究和工作探讨的重点。虽然各类期刊也发表了许多有关档案价值鉴定的文章，也有一些专著和论文集出版，但从论文总体数量看，所占比例很小。并且，关于鉴定的文章务虚过多，具体到怎样让领导重视和增强业务人员档案意识以及提高档案室人员的业务水平的方法、措施的内容，针对性不强，缺乏解决问题的可操作性。特别是一些重点性研究开展不够，理论研究缺乏系统性、完整性，没有多少实际应用价值，致使理论与实践严重脱节。
要改变这一现状，必须由上级专业主管机关牵头，科研机构和业务单位群策群力，结合我国档案实际工作，加强鉴定理论的系统性研究，抓住缺失部分和薄弱点攻克难关。在总结我国档案鉴定工作的基础上，对传统档案鉴定经验和国外的一些鉴定做法予以批判地继承和借鉴，创新鉴定理论，建立符合我国国情的档案鉴定理论体系。此体系应包含：档案鉴定的概念、对象、原则、理论基础、制度、标准、时间、方法和质量控制等一系列内容。
（2）档案鉴定理论的实践性。实践是检验真理的唯一标准。一个理论的正确与否，不是文章写得好不好的问题，也不是课题研究项目获得没获得通过的问题，必须经过实践检验。现在许多档案理论研究成果往往最终只是变成个人“评职称”、单位“记成果”的统计数据了，而投入实践检验、利用转化阶段的不多，研究成果被束之高阁。要改变理论研究的状况，必须走从实践到理论，再把理论投入实践之中检验的研究之路。因此，我们可以选择若干有针对性和可操作性的档案鉴定理论研究成果制定出方案，投入有代表性的试点试行，然后对各试点情况进行分项评估，比较研究；评定出各项指标俱佳的方案予以修订完善，然后再回到试点检验，经过一个阶段的反复实践，最后综合提炼，形成我国的档案鉴定理论向全国推广。
2.建立科学的档案鉴定体系
我国现阶段的档案鉴定工作缺乏系统性、规范性。总的来说，档案部门对档案鉴定缺乏有效的控制。一是档案室对业务机关“账外文件”的处理缺乏有效控制；二是档案馆对档案室鉴定的质量缺乏有效控制。造成了档案收集的偏颇性和大量珍贵的档案资料收集不全。如何建立科学的档案鉴定体系，解决“点宽面窄”的问题，要从档案鉴定的组织机构、鉴定工作的流程入手，使鉴定工作有规章制度上的保证。在具体的鉴定工作中，重点把握三个方面。
（1）尊重档案鉴定的工作地位。档案鉴定不仅在理论研究上薄弱，在实践中更是摆错了位置，重视不够，无足轻重。在法规制度、档案教学、业务培训、计划总结、检查指导、移交验收等等具体工作中，档案鉴定始终处在从属的地位，制约了鉴定作用的发挥。要改变现在这种局面，必须尊重鉴定工作应有的地位。特别是先鉴定再整理，即先审查验收档案鉴定目录，再进行案卷整理。从上到下，在各项工作中切实加强和重视档案鉴定工作。
（2）控制“账外文件”的销毁。我们经常喊“收集难，收集难”，其实一个重要的原因就是“账外文件”的销毁没有得到有效控制，人为扩大了不归档文件材料的销毁范围。现在的鉴定质量在很大程度上取决于形成机关对鉴定工作的意义、标准的理解和掌握，而这种理解和掌握随意性很强，档案部门处于十分被动的境地。要改变这种情况，档案部门必须对鉴定过程的原则控制变为全程控制，特别是前端控制，把《关于销毁不归档文件材料的规定》的制度修改为《关于上报审核不归档文件材料的处理意见》的制度。也许修改后的制度在执行上有难度，还会有许多障碍和阻力，如果我们在实施中不断修正和完善，像对待保密工作那样重视起来，应该会得到预期的效果。
（3）建立档案鉴定组织机构。长期以来，我国缺乏专门的档案鉴定组织机构，缺乏严格的鉴定程序，缺乏档案等级鉴定书，造成档案鉴定基本处于无人抓、无人管、无人问、无人负责的四无状态。结合我国国情，在不增加编制情况下，可以在县以上局、馆内部调整，建立专门的档案鉴定机构，也可以设立档案鉴定委员会或鉴定小组。人员以1名局里行政干部和2名馆内技术专员组成为好，重点工作是监督检查和指导本地区的档案鉴定工作，协调档案与保密工作的关系，审核《关于上报审核不归档文件材料的处理意见》，审批所属立档单位的鉴定结果。
3.建立“档案馆”的鉴定视角
永久档案保存过宽，其直接原因是保管期限表的标准制定过粗，所列的条款含糊不清。特别是针对“重要”、“一般”的描述没有多少解释，也没有一个清晰的指导原则，机关档案室人员很难准确把握标准。档案移交验收时，档案馆一般不会做太大纠正，也不会再进行鉴定，导致馆藏档案“鱼目混珠”的情况严重。要解决这个问题，必须建立“档案馆”的档案鉴定视角，即站在档案馆的角度来考虑问题。其关键在于注意和加强下面两个问题。
（1）以“档案馆”的视角重新修订保管期限表。一方面，改变原有标准制定的指导思想。将以往那种站在立档单位的角度，保持全宗内档案齐全完整的想法，转变为站在档案馆的角度，维护馆内所有全宗之间档案的相互统一。具体地来说，在档案馆保管的所有全宗档案，每一个全宗内的不重份；全宗之间的少重份；馆内全宗与馆外的档案少重份。把握住：下级立档单位除了保存上级机关针对本单位内专指性的命令、指示、批复外，其文件不保存。信息技术在档案系统的广泛应用，利用方式已经发生了翻天覆地的变化，由原来的手工检索转向数字检索，再过多地强调全宗完整性的思想显得机械和保守。
另一方面，准确地划分永久与定期档案的界限。“工欲善其事，必先利其器。”站在档案馆的角度，全面地判断永久与定期档案的作用，判定其保存价值以及所要保管的所属单位。修订的《文书档案保管期限表》要详细，要明确地划分常见的文件材料的保管期限，各立档单位参照上一级的保管期限表制定本级的保管期限表，要报送上级鉴定组织机构审批。
（2）加强机关档案室内定期档案的管理工作。目前定期档案的鉴定工作随意性很大。认真做好定期档案的鉴定工作，是档案鉴定工作的一部分，是对永久档案鉴定工作的有益补充。开展定期档案的鉴定整理和利用服务，是各级机关档案室责无旁贷的任务。当然，对于定期档案的整理，目前有些步骤可以省略，具体的工作可以探讨。同时，档案行政主管部门要对各立档单位定期档案的工作情况进行检查和指导，真正发挥定期档案的作用，有效整合各类档案资源。
来源：新疆军区档案馆
