一、陌生人衝突
人際衝突是一種十分普遍的社會現象,指的是兩個或更多組織成員之間由於彼此的差異性產生的緊張狀態。人際衝突發生於個體與個體之間,是群際衝突和組織衝突的基礎。差異性是不同事物存在的主要特徵,也是雙方產生分歧與衝突的直接原因。這些差異可能是價值觀的差異、目標的差異或認知的差異,陌生人之間差異往往更大。當這些差異出現並在短時間內迅速將影響放大後,便導致雙方存在利益上的矛盾,從而使個體出現負面情緒,如不信任、恐懼、拒絕和憤怒等,便容易形成針鋒相對、你死我亡的決戰狀態。
陌生人之間發生衝突並不可怕,關鍵的是我們要如何在當下和事後調試自己的心理狀態。如果把衝突看作是丟臉、負面的載體,那麼自責、憤怒、懊惱也會隨之產生,但如果轉換角度看待衝突事件的性質及帶給雙方的影響,相信我們的處理方式與情緒都會有微妙的變化。
那麼,如何掌握相應的心理技能來幫助自己度過這一衝突呢?首先,我們必須了解與陌生人發生衝突時,彼此的心理產生了什麼樣的變化,才能更好地對症下藥;其次,我們需要明白為什麼自己會與陌生人發生衝突,人際間的距離應該要如何把握才得當;最後,我們急需懂得應完善自身的哪些方面,才能爭取將衝突降到最少,甚至提前規避,從而更好地保護自己。
二、客戶投訴
處理客戶投訴並不容易。
一方面,由於涉及不同的部門和人員,內部關係要協調好,給客戶統一的答覆,處理起來較為複雜;
另一方面,對於矛盾已經激化的客戶,不僅要安撫,還要把事情解決好,維護公司的聲譽,其難度可想而知。不但需要「兵來將擋,水來土掩」的溫和心態,還需要追根溯源,分析客戶投訴的原因,從源頭找到服務中的問題和差距,其核心就在於對客戶投訴心理的分析,這樣才能對症下藥,有所作為。
客戶投訴,更多的是由於產品與預期不符而產生不平衡心理,進而產生諸如無奈、生氣、憤怒等負面情緒。這些情緒需要被看到和接住,一般很快想到的便是客服人員,所以對話開始時一般以憤怒的語氣開場。客服人員需要知道的是,這是客戶對公司和產品的憤怒,而不是針對他個人的。有了這個清醒的認知之後再面對客戶,便不會產生抵觸心理,剛開始對話便撐起自我保護的傘。
所以,對於客戶投訴的處理也沒有那麼難。首先,讓客戶將情緒徹底發泄出來,只有這些充滿攻擊的情緒被宣洩出來後,客戶才能慢慢平靜下來,並且感到被理解和重視;其次,針對客戶的問題,迅速提出可靠的解決方案,讓客戶體驗到可預期的安全感,讓客戶的等待變得不那麼煎熬;最後,需要對處理結果進行客戶滿意度反饋,必要時可以給予客戶精神補償,重新建立起彼此的信任。
三、責任分散效應
責任分散效應也稱為旁觀者效應,是指對某一件事來說,如果是要求一個群體共同完成任務,群體中的每個個體的責任感就會很弱,面對困難或遇到責任時往往會退縮。
這是因為,如果在場的只有一個人能提供幫助,他會清醒地意識到自己的責任,對當事人給予幫助;倘若他見死不救,會產生罪惡感、內疚感,這需要付出很高的心理代價。而如果有許多人在場,幫助當事人的責任就由大家來分擔,造成責任分散,每個人分擔的責任很少;旁觀者甚至可能連他自己的那一份責任也意識不到,從而產生一種「我不去救,有別人去救」的心理,造成集體冷漠的局面。
四、情緒智力
簡稱情商,這個概念是由美國耶魯大學的彼得·薩羅威和新罕布殊爾大學的約翰·瑪伊爾提出的。哈佛大學心理學家丹尼爾·戈爾曼把情緒智力定義為:了解自身感受,控制衝動和惱怒,理智處事,面對考驗時保持平靜和樂觀心態的能力。
情緒智力的高低是決定一個人能否取得成功的重要因素,直接影響人的整個心理健康狀態。
薩羅威認為,情緒智力主要體現在以下五個方面:
1.認識自身情緒:認識自身情緒,就是能認識自己的感覺、情緒、情感、動機、性格、慾望和基本的價值取向等,並以此作為行動的依據。
2.妥善管理自身情緒:妥善管理自身情緒,是指對自己的快樂、憤怒、恐懼、愛、驚訝、厭惡、悲傷、焦慮等體驗能夠自我認識、自我協調。比如,自我安慰,主動擺脫焦慮、不安情緒。有人發現,當自己情緒不佳時,可用這些方法調整情緒:正確查明使自己心煩的問題是什麼;找出問題的原因;採取一些建設性行動。
3.自我激勵:自我激勵,指面對自己想要實現的目標,隨時進行自我鞭策、自我說服,始終保持高度熱忱、專註和自製。如此,使自己有高度的辦事效率。
4.認知他人的情緒:認識他人的情緒,指對他人的各種感受,能設身處地地、快速地進行直覺判斷。了解他人的情緒、性情、動機、慾望等,並能做出適度的反應。在人際交往中,常從對方的語言及其語調、語速、表情、手勢、姿勢等來做判斷。常常真正透露情緒、情感的就是這些表達方式。故能捕捉人的真實情緒、情感的常是這些關鍵信息,而不是對方「說什麼」。
5.妥善處理人際關係:人際關係的管理,是指管理他人情緒的藝術。一個人的人緣、人際和諧程度都和這項能力有關。深諳人際關係者,容易結交人而且善解人意,善於從別人的表情來判讀其內心感受,善於體察其動機、想法。
五、客戶投訴處理要點
1.承認錯誤但不要太多辯解
辯解太多可能表明公司要隱藏某些事情或不願意充分披露整個情況。
2.表明你是從每一個顧客的觀點出發認識問題的
通過顧客的眼睛看問題是了解他們認為問題出在哪裡,以及他們為什麼感到不高興的唯一途徑。受理人員應當避免用他們自己的解釋輕易地得出結論。
3.認同顧客的感覺
以默許或明言的方式認同顧客的感覺(「我能理解您為什麼如此不高興」)。這種行動有助於建立融洽的關係,它是修復受到傷害的關係的第一步。
4.闡述解決問題需要的步驟
在不可能當場解決投訴的情況下,告訴顧客公司將計劃如何行動,這可以表明公司正在採取修正的措施,還設定了顧客對時間進度的期望(所以不要過分承諾)。
5.讓顧客了解進度
沒有人喜歡被拋棄在黑暗中。不確定性導致焦慮和緊張,如果顧客知道目前的情況並收到定期的進度報告,那麼他們將更易於接受處理過程的遞延。
6.考慮補償
在顧客沒有得到他們花錢購買的服務結果,或遇到了嚴重的不便,或因為服務失誤而遭受了時間和金錢的損失時,正確的做法是支付金錢或提供同類服務給他們。這種做法還可能有助於減少惱怒的顧客採取法律行動的風險。
六、生態系統理論
生態系統理論認為,把環境看成是互相關聯的從內向外的一層包一層的結構系統,每一層環境與人的關係都是雙向的和交互作用的,都對心理發展有重要影響。但是,隨着時間的不斷流逝,人的生態系統也會不斷發生變化,其帶來的影響是不斷變動的。