大家好，今天兌觀科技南大智星小編又為大家分享檔案管理乾貨了，本篇分享主要內容為——檔案鑒定存在的認識誤區及對策。
我國檔案鑒定工作主要以機關檔案室為主開展，鑒定效果受檔案鑒定人員的主觀因素左右。長期以來，由於檔案鑒定理論指導不力，檔案工作者對檔案鑒定的概念、原則、標準、方法理解不足，掌握不透，存在多方面的認識誤區，檔案室鑒定工作差強人意，致使移交進館的檔案存在面窄、質低的問題。
一、檔案鑒定存在的六個認識誤區
1.對機關文件的認識誤區
我們常常說檔案是由文件轉化而來的。但在機關各部門常常把機關文件片面地理解為紅頭文件，只有經過嚴格收、發文登記的紅頭文件，才能被作為檔案歸檔保管，進行鑒定整理。因此，我們也就聽到由此衍生的另一個名稱「賬外文件。」「賬外文件」沒有很好地進行收集和鑒定整理，特別是機關檔案室內已有的「賬外文件」又因保密工作檢查而常常作為不歸檔文件資料被銷毀。檔案室許多有保存價值的「賬外文件」的缺失，造成了移交檔案的保存面過窄。平時我們講文件材料收集不齊全不完整，大部分是指這些沒用登記的「賬外文件」。如果機關檔案室對已有的「賬外文件」都不能進行認真細緻的鑒定，不歸檔不保存，不能不說是對檔案工作不負責任的表現。
2.對檔案保存價值的認識誤區
我們講檔案價值決定了檔案的存毀。所謂檔案價值是指主體（檔案利用者)對客體（不同時期產生的各種類型、載體、內容的檔案）的需求，是對檔案作業的抽象概括。在檔案鑒定中，檔案人員充當了利用者的角色，對檔案價值進行分析、預測和估計，這裏面人的主觀因素起到相當大的作用。從這種意義上來說，檔案鑒定是非利用者衡量檔案將來的有用性，確定保存與否，從而判定檔案的保存價值。站在檔案鑒定的理論上看，這是沒有問題的。但是，我國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。機關檔案室忽視了這一原則，不區別檔案保管的歸屬地，只要認為有保存價值的統統歸檔，尤其對紅頭文件「有文必檔」，造成了檔案鑒定質量不高，館藏檔案重份較多的現象，另外也造成非本級檔案館保存的檔案依然進館的問題。
3.對文件形成來源的認識誤區
一個立檔單位的機關檔案室，其承辦鑒定整理的文件，形成來源包含四個部分，這就是我們通常所說的：本部門文件、上級來文、下級來文、平行機關來文。檔案人員往往對平行機關來文的範圍認識不清，或者說有些文件根本就是不來自第四個部分，鑒定過程中產生的困惑可想而知，其結果是絕大多數要歸檔保存的「平行機關來文」被排除在外。當然，「平行機關來文」一詞本身字面意思表述太窄，實質涵蓋的範圍很廣，容易產生認識上的歧義和誤解。如果把「平行機關來文」一詞改成「無隸屬關係單位或個人」，這樣應該更好理解，涵蓋的範圍廣，便於實際操作，也貼切可行。
4.對「以我為主」的認識誤區
在檔案鑒定工作中，一般會強調「以我為主」的觀念，但在實際工作當中又會出現兩種截然不同的不正確的認識和做法。一種是偏執地強調「為我用」的價值觀。認為凡是文件對本級機關有憑證和參考作用的，或者估計文件將來對本級機關有用的，以及只要文件中出現本單位、個人名稱等，統統列為永久檔案保存，並且過多地強調維護全宗的完整性，不能很好地劃分永久與定期檔案的界限，無限制放大了「以我為主」的鑒定行為。另一種是剛好與前一種相反，片面地認為「以我為主」就是「唯我發」。一味地強調只有本單位制發的文件才能永久保存，對於外來文件，都不在本單位歸檔範圍之內，出現了「上下砍光」的現象。
5.對鑒定原則和標準的認識誤區
我國檔案鑒定理論研究相對薄弱，對於鑒定實踐指導不力，已經引起理論界的重視。近幾年來，一些理論研究文章和研究成果也相繼出現，如汪孔德先生的《論檔案鑒定的本位原則》、北京市檔案科學技術研究項目《檔案宏觀鑒定研究》等，在檔案鑒定上做出了很好的探索。但是，通過調查得知，大多數機關檔案室人員不知道檔案鑒定原則是什麼，有的人僅僅把《關於銷毀不歸檔文件材料的規定》和《文書檔案保管期限表》理解為鑒定原則，在認知程度上缺少提綱挈領的指導思想。在鑒定標準上，對《期限表》中所列的「重要」、「一般」等條款又理解不透，把握不準，難以解決現實問題。
6.對鑒定時間和方法的認識誤區
檔案鑒定工作在正確的時間、以科學的方法進行，將取得事半功倍的效果，也必然提高檔案鑒定的質量。我們定義檔案工作八個環節的初衷應該不是割裂檔案工作的流程性、連續性。而在機關檔案室，對於檔案鑒定，它常常被忽視為一個附加的工作流程，重視程度與其重要程度嚴重不相匹配。在鑒定時間上，僅僅成為檔案整理工作的附屬物，即：沒有整理，就沒有鑒定。這也是「賬外文件」得不到鑒定保存的原因之一。在具體鑒定方法上，我們習慣採用「直接鑒定法」，要求鑒定人員逐份逐份頁審查文件，判定檔案的保存價值，但其結果又容易陷入「為我用」的尷尬鑒定局面。另外，在繁重的工作壓力下，鑒定人員時常捨棄這種耗時耗力的方法，又無計可施，結果是寬嚴失度，鑒定質量低，有些文件明顯無永久保存價值而得以進館保存。
二、檔案鑒定工作的對策
檔案鑒定工作中存在的諸多問題，使得館藏檔案在數量與質量上的矛盾積重難返。一方面是檔案數量呈現日益增長的態勢，卻又有魚目混珠的嚴重矛盾；另一方面是館藏檔案看似繁華無限的背後，卻存在點寬面窄的突出矛盾。這樣的局面，跟機關檔案室存在上述的認識誤區有很大關係，但是，一味地責難實際鑒定部門的失誤是很不公平的。反思檔案界，我們現在有許多工作要做，要改變。改革，與時俱進才有出路。除了我們平常所強調的要加強檔案宣傳、業務培訓，使各級領導重視檔案工作，增強機關業務人員檔案意識，提高檔案室人員業務理論知識和業務技能之外，我們還應該從以下三個方面多考慮。
1.建立我國的檔案鑒定理論
目前，要做好檔案鑒定工作，首先要解決思想認識問題，把鑒定工作上升到應有高度，通過理論研討、綜合分析、重點突破、實踐檢驗等過程，建立我國的檔案鑒定理論，開創檔案鑒定新局面。
（1）檔案鑒定理論的體系化。檔案鑒定在我國很長時間內，沒有成為理論研究和工作探討的重點。雖然各類期刊也發表了許多有關檔案價值鑒定的文章，也有一些專著和論文集出版，但從論文總體數量看，所佔比例很小。並且，關於鑒定的文章務虛過多，具體到怎樣讓領導重視和增強業務人員檔案意識以及提高檔案室人員的業務水平的方法、措施的內容，針對性不強，缺乏解決問題的可操作性。特別是一些重點性研究開展不夠，理論研究缺乏系統性、完整性，沒有多少實際應用價值，致使理論與實踐嚴重脫節。
要改變這一現狀，必須由上級專業主管機關牽頭，科研機構和業務單位群策群力，結合我國檔案實際工作，加強鑒定理論的系統性研究，抓住缺失部分和薄弱點攻克難關。在總結我國檔案鑒定工作的基礎上，對傳統檔案鑒定經驗和國外的一些鑒定做法予以批判地繼承和借鑒，創新鑒定理論，建立符合我國國情的檔案鑒定理論體系。此體系應包含：檔案鑒定的概念、對象、原則、理論基礎、制度、標準、時間、方法和質量控制等一系列內容。
（2）檔案鑒定理論的實踐性。實踐是檢驗真理的唯一標準。一個理論的正確與否，不是文章寫得好不好的問題，也不是課題研究項目獲得沒獲得通過的問題，必須經過實踐檢驗。現在許多檔案理論研究成果往往最終只是變成個人「評職稱」、單位「記成果」的統計數據了，而投入實踐檢驗、利用轉化階段的不多，研究成果被束之高閣。要改變理論研究的狀況，必須走從實踐到理論，再把理論投入實踐之中檢驗的研究之路。因此，我們可以選擇若干有針對性和可操作性的檔案鑒定理論研究成果制定出方案，投入有代表性的試點試行，然後對各試點情況進行分項評估，比較研究；評定出各項指標俱佳的方案予以修訂完善，然後再回到試點檢驗，經過一個階段的反覆實踐，最後綜合提煉，形成我國的檔案鑒定理論向全國推廣。
2.建立科學的檔案鑒定體系
我國現階段的檔案鑒定工作缺乏系統性、規範性。總的來說，檔案部門對檔案鑒定缺乏有效的控制。一是檔案室對業務機關「賬外文件」的處理缺乏有效控制；二是檔案館對檔案室鑒定的質量缺乏有效控制。造成了檔案收集的偏頗性和大量珍貴的檔案資料收集不全。如何建立科學的檔案鑒定體系，解決「點寬面窄」的問題，要從檔案鑒定的組織機構、鑒定工作的流程入手，使鑒定工作有規章制度上的保證。在具體的鑒定工作中，重點把握三個方面。
（1）尊重檔案鑒定的工作地位。檔案鑒定不僅在理論研究上薄弱，在實踐中更是擺錯了位置，重視不夠，無足輕重。在法規制度、檔案教學、業務培訓、計劃總結、檢查指導、移交驗收等等具體工作中，檔案鑒定始終處在從屬的地位，制約了鑒定作用的發揮。要改變現在這種局面，必須尊重鑒定工作應有的地位。特別是先鑒定再整理，即先審查驗收檔案鑒定目錄，再進行案卷整理。從上到下，在各項工作中切實加強和重視檔案鑒定工作。
（2）控制「賬外文件」的銷毀。我們經常喊「收集難，收集難」，其實一個重要的原因就是「賬外文件」的銷毀沒有得到有效控制，人為擴大了不歸檔文件材料的銷毀範圍。現在的鑒定質量在很大程度上取決於形成機關對鑒定工作的意義、標準的理解和掌握，而這種理解和掌握隨意性很強，檔案部門處於十分被動的境地。要改變這種情況，檔案部門必須對鑒定過程的原則控制變為全程控制，特別是前端控制，把《關於銷毀不歸檔文件材料的規定》的制度修改為《關於上報審核不歸檔文件材料的處理意見》的制度。也許修改後的制度在執行上有難度，還會有許多障礙和阻力，如果我們在實施中不斷修正和完善，像對待保密工作那樣重視起來，應該會得到預期的效果。
（3）建立檔案鑒定組織機構。長期以來，我國缺乏專門的檔案鑒定組織機構，缺乏嚴格的鑒定程序，缺乏檔案等級鑒定書，造成檔案鑒定基本處於無人抓、無人管、無人問、無人負責的四無狀態。結合我國國情，在不增加編製情況下，可以在縣以上局、館內部調整，建立專門的檔案鑒定機構，也可以設立檔案鑒定委員會或鑒定小組。人員以1名局裡行政幹部和2名館內技術專員組成為好，重點工作是監督檢查和指導本地區的檔案鑒定工作，協調檔案與保密工作的關係，審核《關於上報審核不歸檔文件材料的處理意見》，審批所屬立檔單位的鑒定結果。
3.建立「檔案館」的鑒定視角
永久檔案保存過寬，其直接原因是保管期限表的標準制定過粗，所列的條款含糊不清。特別是針對「重要」、「一般」的描述沒有多少解釋，也沒有一個清晰的指導原則，機關檔案室人員很難準確把握標準。檔案移交驗收時，檔案館一般不會做太大糾正，也不會再進行鑒定，導致館藏檔案「魚目混珠」的情況嚴重。要解決這個問題，必須建立「檔案館」的檔案鑒定視角，即站在檔案館的角度來考慮問題。其關鍵在於注意和加強下面兩個問題。
（1）以「檔案館」的視角重新修訂保管期限表。一方面，改變原有標準制定的指導思想。將以往那種站在立檔單位的角度，保持全宗內檔案齊全完整的想法，轉變為站在檔案館的角度，維護館內所有全宗之間檔案的相互統一。具體地來說，在檔案館保管的所有全宗檔案，每一個全宗內的不重份；全宗之間的少重份；館內全宗與館外的檔案少重份。把握住：下級立檔單位除了保存上級機關針對本單位內專指性的命令、指示、批複外，其文件不保存。信息技術在檔案系統的廣泛應用，利用方式已經發生了翻天覆地的變化，由原來的手工檢索轉向數字檢索，再過多地強調全宗完整性的思想顯得機械和保守。
另一方面，準確地劃分永久與定期檔案的界限。「工欲善其事，必先利其器。」站在檔案館的角度，全面地判斷永久與定期檔案的作用，判定其保存價值以及所要保管的所屬單位。修訂的《文書檔案保管期限表》要詳細，要明確地劃分常見的文件材料的保管期限，各立檔單位參照上一級的保管期限表制定本級的保管期限表，要報送上級鑒定組織機構審批。
（2）加強機關檔案室內定期檔案的管理工作。目前定期檔案的鑒定工作隨意性很大。認真做好定期檔案的鑒定工作，是檔案鑒定工作的一部分，是對永久檔案鑒定工作的有益補充。開展定期檔案的鑒定整理和利用服務，是各級機關檔案室責無旁貸的任務。當然，對於定期檔案的整理，目前有些步驟可以省略，具體的工作可以探討。同時，檔案行政主管部門要對各立檔單位定期檔案的工作情況進行檢查和指導，真正發揮定期檔案的作用，有效整合各類檔案資源。
來源：新疆軍區檔案館
